Nieuwe website en back office oplossing

Na een uitgebreide pitch heeft Gerkimex BV gekozen om met FrisBEE in zee te gaan voor de ontwikkeling van een geheel nieuw back office systeem, bestelmodule en de nieuwe website.

Gerkimex werkt al geruime tijd met een financieel pakket waarin ook het gehele voorraad beheer gedaan werd. In de huidige situatie wordt er een simpele export gemaakt, waarmee het assortiment in de bestelmodule opgenomen wordt.

Op basis van 2 gesprekken is het gehele bedrijfsproces geïnventariseerd en is een functioneel ontwerp gemaakt van het nieuwe systeem. Uitgangspunt was dat het financiële pakket de bron bleef van de informatie, dus dat er periodiek geexporteerd wordt vanuit het financiële pakket naar het websysteem.

Daar wordt de basisinformatie voorzien van additionele informatie (afbeeldingen, beschrijvingen, etc.). Op basis van de klantimport vanuit het financiële pakket worden alle klanten voorzien van alle relevante prijsafspraken om zo kunnen de actuele prijzen van de artikelen toegespits worden op de ingelogde klant.

Bestellingen kunnen worden opgeslagen, waardoor ook na bepaalde tijd gewoon verder gegaan kan worden met de eerder opgeslagen bestelling.

****************

In het back office systeem kunnen de medewerkers van Gerkimex nu eenvoudig alle relevante informatie van een klant terugvinden, aanpassen en/of verwijderen. Op basis van de periodieke import worden de klantgegevens gevuld met o.a. informatie over bestellingen. Daarnaast kunnen de gegevens van de klanten, de bestellingen maar ook mogelijke interessante producten eenvoudig naar een PDF-document geëxporteerd worden voor de vertegenwoordiger die dan alle relevante informatie in één document heeft.

Via het systeem kunnen ook alle TO DO lijsten die regelmatig voortvloeien uit de import geëxporteerd worden naar een PDF, waarna deze afgevinkt kunnen worden.

Een belangrijke nieuwe toevoeging aan het bedrijfsproces is de centrale afhandeling van manco-meldingen. Als een klant een probleem heeft met een product, wordt dit vanaf nu netjes opgeslagen in het back office systeem. Via de managementinformatie kunnen deze manco-meldingen over een periode bestudeerd worden en zo kunnen trends gesignaleerd worden.