Eindelijk efficiënt factureren!

De Zorgtafel in Koudekerke is een kleinschalig begeleid wooninitiatief voor mensen met complexe medische, psychische en gedragsproblemen die verband houden met een verstandelijke beperking. Elke maand worden er facturen gestuurd voor de eigen bijdrage naar de (bewindvoerders van de) cliënten én facturen die betaald worden via de Sociale Verzekeringsbank vanuit het persoonsgebonden budget (PGB) van de cliënt. Dit werd allemaal handmatig gedaan, wat logischerwijs veel werk is en dus veel tijd kostte.

Wat hebben we gedaan?
Na een grondige analyse van het bestaande proces hebben we een op maat gemaakte oplossing ontwikkeld dat:
✅ Gesplitste facturen op basis van actuele tarieven genereert
✅ Fouten voorkomt door slimme logica
✅ Inzicht geeft in openstaande facturen
✅ Met één klik herinneringen kan versturen

Na een uitgebreide analayse hebben we de eerste versie van het systeem opgezet in directe samenwerking met hen — vanuit de praktijk, voor de praktijk. Daar kwamen toen nog wat op- en aanmerkingen op en die zijn meegenomen in de 2e testfase. Toen bleek dat alles goed stond, is gestart met het plaatsen van de daadwerkelijke informatie voor de berekening van de maandbedragen. 

Nu worden elke maand automatisch de facturen klaargezet in en verstuurd vanuit het systeem naar alle belanghebbenden. 

Veel minder fouten én sneller werken
Door de slimme opzet van het systeem kunnen de medewerkers en directie van de Zorgtafel nu veel makkelijker factureren. Door de koppeling met een Mollie betaling kunnen betaalde facturen direct afgemeld worden, waardoor in een lijst alleen de nog openstaande facturen te zien zijn. Met één druk op de knop worden de herinneringen verstuurd.